Coördinerend portefeuillehouder Rabin Baldewsingh

Als gevolg van de vernieuwing van het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) is in de meerjarenbegroting 2017-2020 voor het eerst een overzicht Overhead opgenomen. Het doel is om de overhead bij gemeenten beter inzichtelijk te maken. De nieuwe BBV schrijft voor dat gemeenten met ingang van de begroting 2017 de overhead niet langer meer mogen toerekenen aan de afzonderlijke programma ‘s. Met dit overzicht wordt de omvang en samenstelling van de overhead van de gemeente Den Haag inzichtelijk gemaakt. Deze ontwikkeling sluit aan op de in gang gezette vernieuwing bij de begroting 2016 waarin voor het eerst een apparaatslastenoverzicht (ALO) was opgenomen. Het overzicht van het totale apparaat en de kosten van het primaire proces zijn toegelicht in de bedrijfsvoeringparagraaf. Hiermee wordt de raad inzicht geboden in de omvang en aard van de totale apparaatslasten van de gemeente Den Haag. Het apart inzichtelijk maken van de overhead middels een apart overzicht is een eerste stap en vormt een goede basis voor de in het coalitieakkoord afgesproken vernieuwing van de bedrijfsvoering. Daarbij worden de activiteiten van de diensten in het kader van de overhead gebundeld hetgeen goed aansluit op de ingezette ontwikkeling rondom het inzichtelijk maken van de gemeente brede overhead.

Het doel van het overzicht Overhead is het op een effectieve en efficiënte manier ondersteunen van de beleidsprogramma’s. Kernpunten hierbij zijn:

• Een transparant inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead;
• Een efficiënte en effectieve ondersteuning van het primair proces.

Het begrip overhead
Het BBV schrijft voor dat de definitie van overhead uit Vensters voor bedrijfsvoering moet worden gebruikt. Deze definitie luidt: overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces en hanteerden we als gemeente Den Haag al. Overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hier buiten);
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie;
• Personeel en Organisatie;
• Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie);
• Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar- en beroep en primaire taken als vergunningverlening);
• Informatievoorziening en automatisering (ICT);
• Facilitaire zaken en Huisvesting (inclusief beveiliging);
• DIV;
• Bestuurszaken en bestuur- ondersteuning;
• Managementondersteuning primair proces.

Toelichtingen en bronnen vindt u in de bijlage Programma's.

De overheadfunctie is dienstbaar aan de gemeente als geheel. Het is ondenkbaar dat de gemeente zijn taken kan uitvoeren zonder overhead. Tegelijkertijd is het zaak ook de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen. Een belangrijke stap in de komende jaren is het plukken van de vruchten die de bundeling van de bedrijfsvoering moet gaan bieden. In de paragraaf bedrijfsvoering is deze ontwikkeling uitgebreider toegelicht. Met de bundeling alleen is de gemeente er niet. Om vorm te geven aan een voortdurende verbetering van de overheadfunctie is de gemeente van plan de overhead en de afzonderlijke componenten daarvan middels benchmarking te toetsen. Daarbij komt dat met ingang van de begroting 2017 als gevolg van de vernieuwing van de BBV een aantal beleidsindicatoren s voorgeschreven die mede kunnen bijdragen aan een verdere verbetering van de interne sturing door de raad.

In de tabel hiervoor is alleen (cf. BBV-voorschriften) de overhead weergegeven die verantwoord wordt in de exploitatie. Er wordt echter ook een deel van de overheadlasten verrekend met balansposten zoals voorzieningen, activa of onderhanden werk. Voor 2017 betreft dit ca. € 10,9 mln. De totale overhead (exploitatie en balans) bedraagt € 210.861.

In de onderstaande tabel is een specificatie opgenomen van de verschillende overheadkolommen die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het primair proces.

Toerekening overhead aan heffingen en tarieven

De wijzigingen van het BBV betekenen een andere manier van het toerekenen en presenteren van overhead in de begroting in relatie tot de heffingen en tarieven. Doordat de overhead op een apart overzicht verantwoord wordt ontstaat er beter inzicht in de directe kosten die de gemeente maakt voor het leveren van haar producten en het halen van haar doelstellingen. Daarbij is er ook geen sprake meer van complexe en meervoudige systematiek van het toerekenen van kosten. Waardoor ook de schijnwerkelijkheid van een exacte uniforme integrale kostprijs tot het verleden behoort. Dit betekent overigens niet dat dat de overhead buiten beschouwing wordt gelaten bij de berekening van de heffingen en tarieven. Deze wordt namelijk wel extracomptabel berekend, maar het aandeel overhead in de heffingen en tarieven wordt verantwoord op het overzicht overhead. Voor 2017 is voor de berekening van de heffingen en tarieven dezelfde rekenmethode gehanteerd als in voorgaande jaren. Waarbij tevens inzicht geboden wordt in de onderbouwing van de toegerekende overhead aan de heffingen en tarieven. Dit principe is vastgelegd in de Verordening financieel beheer en beleid die ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Na de bundeling van de bedrijfsvoering medio 2017 werkt de gemeente, conform de uitgangspunten van het BBV, toe naar een algemeen geldend opslagpercentage voor overhead. Uitgangspunt is dat een dergelijke wijziging in berekening niet mag leiden tot een tariefstijging. Deze werkwijze, de uitgangspunten en de effecten daarvan worden te zijner tijd aan de gemeenteraad voorgelegd.

Grondexploitaties en investeringen

Den Haag maakt gebruik van de keuzemogelijkheid in het BBV om overhead toe te rekenen aan grondexploitaties en investeringen. In 2017 rekent de gemeente de specifiek voor deze projecten gemaakte overheadkosten toe. Net als bij de toerekening van overhead aan heffingen en tarieven, streeft de gemeente er naar om na de bundeling van de bedrijfsvoering toe te werken naar een algemeen geldend opslagpercentage voor overhead. Natuurlijk wordt deze werkwijze op het moment van invoeren expliciet aan de gemeenteraad voorgelegd.